✅ Workflow Approval Nota

Panduan lengkap proses approval dan review nota dengan 3 level workflow

📊 Gambaran Umum Workflow

Setiap nota yang dibuat harus melalui proses approval multi-level untuk memastikan validitas dan keakuratan data. Sistem ini dirancang untuk memberikan kontrol dan transparansi dalam setiap tahap proses.

📝 Draft
↓
🔄 Pending
↓
✅ Approved / ❌ Rejected
💡 Status Nota: Setiap nota memiliki satu dari 4 status: Draft, Pending, Approved, atau Rejected.

📋 Penjelasan Status Nota

Status Deskripsi Siapa yang Bisa Akses Tindakan
DRAFT Nota baru yang belum disubmit untuk approval Pembuat nota saja Edit, Hapus, Submit
PENDING Nota sudah disubmit menunggu approval dari approver Pembuat & Approver View, Download PDF
APPROVED Nota sudah disetujui oleh approver Semua user View, Download PDF
REJECTED Nota ditolak oleh approver dengan alasan tertentu Pembuat & Approver View, Edit, Resubmit

🔄 3 Level Workflow Approval

Level 1: Pembuatan & Submit Otomatis

👤 Role: Admin / Input Staff

Tanggung Jawab:

  • Membuat nota baru dengan type yang sesuai
  • Mengisi semua field yang diperlukan dengan benar
  • Memastikan perhitungan sudah sesuai (sistem sudah otomatis)
  • Upload bukti pendukung (foto) jika tersedia - opsional
  • Klik "Simpan" → Nota LANGSUNG ke status Pending
  • Nota otomatis dikirim ke approver untuk review
  • Anda masih bisa EDIT selama approver belum approve/reject
💡 Tips: Tidak perlu tombol Submit lagi! Setelah klik Simpan, nota langsung masuk ke approver. Anda bisa edit kapan saja sebelum approver memberikan keputusan.

Level 2: Review Awal (First Approver)

👤 Role: Approver 1 / Supervisor

Tanggung Jawab:

  • Menerima notifikasi ketika ada nota yang pending
  • Melakukan review detail terhadap nota dan itemnya
  • Memverifikasi kelengkapan dokumen pendukung
  • Mengecek perhitungan dan breakdown per divisi
  • Memberikan feedback atau catatan jika ada masalah
  • Approve jika sudah sesuai atau Reject dengan alasan
⚠️ Penting: Jika ada ketidaksesuaian, jangan langsung approve. Berikan feedback yang jelas agar pembuat nota bisa memperbaiki.

Level 3: Approval Final (Final Decision)

👤 Role: Finance Head / Final Approver

Tanggung Jawab:

  • Menerima nota yang sudah di-approve level 1
  • Melakukan review komprehensif untuk final decision
  • Memastikan kesesuaian dengan kebijakan perusahaan
  • Memberikan approval final atau rejection
  • Dokumentasi keputusan untuk audit trail
✔️ Note: Approval final ini menentukan status nota apakah "Approved" atau "Rejected". Keputusan ini bersifat final.

👨‍💼 Panduan Proses untuk Input Admin

Langkah-langkah membuat nota (auto-submit ke approver):

Langkah Tindakan Status Nota Keterangan
1 Buka dashboard → Klik "Buat Nota Baru" - Pilih tipe nota yang sesuai
2 Isi form dengan benar dan lengkap - Isi semua field wajib; lampiran boleh dikosongkan
3 Upload bukti pendukung - Opsional; gunakan foto JPG, PNG, atau HEIC jika ada
4 Klik "Simpan" (auto submit ke approver) 🔄 Pending Nota LANGSUNG dikirim ke approver, TIDAK ADA step submit tambahan
5 Menunggu keputusan approver 🔄 Pending Anda masih bisa EDIT selama dalam review. Cek notifikasi status.
6 Jika Approved → Done. Jika Reject → Edit & resubmit ✅ Approved / ❌ Rejected Approved = locked. Reject = bisa edit & resubmit
🎯 Alur Singkat:
Input Nota → Simpan (auto Pending) → Approver Review → Approve/Reject → Done/Edit & Resubmit
🔔 Notifikasi: Anda akan menerima email dan notifikasi in-app ketika ada perubahan status nota (Approved atau Rejected).

✅ Panduan Proses untuk Approver

Langkah-langkah melakukan approval nota:

Langkah Tindakan Kondisi Hasil
1 Login ke dashboard approver - Lihat section "Nota Menunggu Review"
2 Klik nota untuk view detail Status Pending Buka detail page dengan semua informasi
3 Review: cek tipe, nominal, items, dokumen - Pastikan semuanya sesuai & valid
4a Jika OK → Klik "Approve" Sudah diperiksa & sesuai Status berubah Approved, pembuat nota notified
4b Jika ada masalah → Klik "Reject" Ada error atau data tidak sesuai Beri alasan clear, pembuat bisa edit & resubmit
⚠️ Penting untuk Approver:
  • Jangan approve nota yang belum lengkap atau data tidak jelas
  • Selalu berikan alasan jika reject untuk feedback pembuat
  • Cek attachment dan dokumen pendukung dengan teliti
  • Verifikasi perhitungan (sistem sudah otomatis tapi tetap cek)

🔄 Proses Revision Jika Reject

Ketika nota di-reject, pembuat nota bisa melakukan revisi dan resubmit:

  • Nota Rejected muncul di dashboard dengan status "Rejected"
  • Lihat alasan rejection dari approver di dalam nota
  • Klik "Edit" untuk membuka form edit
  • Lakukan perbaikan sesuai feedback yang diberikan
  • Klik "Simpan" untuk update (auto-resubmit ke approver)
  • Tidak perlu tombol Submit tambahan - langsung go to approver
  • Approver akan mereview revisi Anda
💡 Tips Revisi: Baca dengan teliti alasan rejection, kemudian perbaiki spesifik bagian yang bermasalah. Tambahkan catatan di field keterangan menjelaskan perbaikan yang dilakukan untuk memudahkan approver.

🎯 Best Practices untuk Efisiensi

Untuk Input Admin:

  • Input data dengan teliti & lengkap
  • Gunakan deskripsi yang jelas & singkat
  • Upload minimal 1 dokumen berkaitan
  • Review sebelum submit (gunakan preview)
  • Jika reject, perhatikan feedback dengan baik
  • Jangan duplicate nota, pakai edit jika perlu

Untuk Approver:

  • Review dengan konsisten & detail
  • Berikan feedback yang konstruktif
  • Jelaskan alasan approval & rejection
  • Cek dokumen attachment dengan teliti
  • Verifikasi breakdown & perhitungan
  • Respond secepat mungkin (SLA 24 jam)

❓ Tips & Troubleshooting

Q: Bagaimana jika nota sudah disubmit tapi ada kesalahan?

A: Hubungi approver untuk reject nota, atau tunggu sampai di-reject oleh approver. Setelah di-reject, Anda bisa edit dan resubmit. Nota yang pending tidak bisa diedit.

Q: Berapa lama proses approval?

A: Target SLA adalah 24 jam kerja. Tergantung tingkat kesibukan approver. Jika urgent, bisa koordinasi langsung dengan approver.

Q: Bagaimana jika nota diterima approver tapi belum ada notifikasi?

A: Cek di dashboard bagian "Riwayat Nota" atau pilter status. Notifikasi email mungkin masuk ke spam, cek folder spam Anda.

Q: Dimana saya lihat nota yang sudah diapprove?

A: Di dashboard, gunakan filter "Status = Approved" untuk melihat semua nota yang sudah diapprove. Anda bisa download PDF untuk arsip.

Q: Bisa tidak cancel nota yang sudah submitted?

A: Tidak bisa di-cancel. Tapi Anda bisa minta approver untuk reject, atau hubungi admin untuk bantuan khusus jika ada kasus emergency.